אחסון מסמכים וניירות: 5 כללי ברזל

לעסקים, לארגונים וללקוחות פרטיים יש כמויות עצומות של מסמכים חשובים, הם מעוניינים לשמור על הניירות בבטחה ולהגן עליהם מפני נזקים שונים. לכן, חשוב להקפיד על כללי הברזל שנציג בפניכם בהמשך הכתבה על מנת לשמור על המסמכים ולשלוף אותם בקלות ובנוחות בעת הצורך.

הפתרון המקצועי לאחסון מסמכים וניירות חשובים וסודיים הוא באמצעות השכרת יחידת אחסון במתחם של חברה המתמחה בשירות מחסנים להשכרה. ניתן לאחסן כמויות עצומות של מסמכים ביחידת האחסון, ולמעשה באמצעות מחסן להשכרה מתמודדים נכון עם החומר הארכיוני החשוב. ראוי לציין כי עסקים חייבים לשמור על המסמכים וניירות כמו חשבוניות, קבלות, חוזים, גיבויים השמורים על גבי מדיות דיגיטליות, קלסרים עמוסים בניירת סודית עם מידע ונתונים חשובים ועוד. 

מאחר ואין אפשרות לשמור על הכמויות העצומות של המסמכים במשרד, הפתרון הנכון לשירותי ארכיב וגניזה ולשמירה על מידע עסקי, הוא שירות אחסנה על ידי חברה מקצועית ומובילה כמו אביה.

מה נותן שירות יחידת אחסון?

לקוחות עסקיים, מוסדיים ופרטיים זקוקים לפתרון מקצועי ובטיחותי על מנת לשמור ולהגן על מסמכים וניירות חשובים מסוגים שונים. לכל אדם או עסק יש ערימות של מסמכים וניירות, ומאחר ויש לשמור על רוב המסמכים חשוב למצוא פתרון איכותי ובטוח לאחסון שלהם. לקוח פרטי יכול לאחסן ניירת בקלסרים ולשמור אותם בארון, אך במשרד יש כמויות עצומות של מסמכים ומגיע השלב שבו אין מקום לאחסון הניירת. 

יחידת אחסון במתחם של מחסנים להשכרה מהווה פתרון מקצועי לשמירה על המסמכים והניירות, ולמעשה היחידה משמשת לניהול הארכיב, כלומר לצורך ניהול החומר הארכיוני. כאשר בוחרים מחסן להשכרה כדי לאחסן היטב את המסמכים הרגישים והחשובים לעסק או אדם פרטי – יש לוודא כי המחסן שמור ומאובטח, מוגן מפני פגעי מזג האוויר כמו גשם, לחות, קרינה ישירה, אבק ורוחות, וחשוב לבדוק מראש האם יש גישה חופשית ליחידת האחסון והאם המחסן קרוב לבית הלקוח.

חמשת כללי הברזל לאחסון מסמכים וניירות   

פנינו למומחים של חברת אביה כדי לקבל מהם טיפים והמלצות לאחסון נכון, נוח ובטיחותי של המסמכים והניירות החשובים בבית העסק או של לקוח פרטי. המומחים גיבשו עבורנו 5 כללי ברזל שיסייעו לכם לאחסן היטב את המסמכים החשובים:

1. בחירה מחסן להשכרה – מומלץ לשכור יחידת אחסון קרובה לבית העסק (או לכתובת המגורים), המחסן חייב להיות במתחם מוגן ומאובטח מסביב לשעון, ויחידת האחסון חייבת להיות מוגנת מסיכוני מזג האוויר, מפריצות ומסיכונים נוספים. 
2. בקרת אקלים וטמפרטורה – כלל הברזל החשוב ביותר לשמירה נכונה ובטיחותית של מסמכים וניירות הוא להקפיד על תנאי אחסון עם אחוזי לחות נמוכים מ-60% וטמפרטורה במחסן שאינה עולה על 27 מעלות צלזיוס, יש להקפיד על טמפרטורה קבועה יחסית כל ימות השנה.  
3. הגנה מפני אבק – מסמכים נוטים לצבור אבק בכמויות גדולות ויש בכך סכנה לשלמות הניירות, לכן חשוב לבחור יחידת אחסון מרווחת ונוחה ואחת לתקופה לאוורר את המחסן, לנקות אבק ולהסיר שכבות אבק מהקלסרים והארגזים.
4. מדפים תקניים – ביחידת האחסון כדאי להתקין מדפים מודולריים וחזקים שיעמדו בעומס המסמכים והניירות. המדפים מבטיחים אחסון חכם ונוח, מעל הרצפה, וכדאי להוסיף מדבקות ולנהל נכון את הארכיון כדי לשלוף בקלות מסמכים בעת הצורך.
5. אחסון בארגזים – את המסמכים והניירות מומלץ לאחסן בארגזים אטומים וחזקים המונחים על מדפים ביחידת האחסון, כך מונעים נזקי אבק ושומרים טוב יותר על הניירת. 

מעוניינים לאחסן תכולת דירה או מחפשים מחסנים להשכרה לצורך אחסון מסמכים וניירות – צרו קשר עוד היום עם נציגי השירות של חברת אביה!